E fazem isso cruzando planilhas, no olho, em quatro a seis horas por rodada. Este é o case de como essa decisão virou um motor que propõe o corte em minutos, com cada escolha explicada.
Toda indústria que vende mais do que consegue entregar faz o corte. É o momento em que alguém decide, pedido a pedido, o que sai hoje e o que espera: para qual cliente, com qual prioridade, de qual estoque, dentro de qual carga. Essa decisão define faturamento do dia, nível de serviço do mês e o quanto o caminhão sai cheio ou pela metade.
Na operação deste case, o corte acontece três vezes por dia. Sete pessoas da logística abrem planilhas de pedido, de estoque, de programação de produção e de política comercial, e levam de quatro a seis horas para chegar na resposta. Fazem bem. O problema não é a competência de quem decide, é o lugar onde a regra está guardada.
A regra que comanda a operação vive em fórmula de planilha e na memória de quem opera. Quando a pessoa sai de férias, a regra sai com ela.
Foi isso que encontramos quando abrimos a conversa. A planilha que faz o corte está na revisão 285. Cada revisão foi uma pessoa resolvendo um caso real, com uma fórmula a mais, e ninguém escreveu em lugar nenhum o que aquela fórmula significa. O conhecimento existe, só não é da empresa ainda.
Volume, aqui, não é o desafio. Trinta mil pedidos por lote é pouco para um computador. O desafio é reconstruir, com nome e exemplo, cada regra que hoje é implícita. Esse é o trabalho de verdade, e é por ele que o projeto começa.
A primeira fase não entrega software. Entrega um catálogo de regras: uma linha por regra, com nome, o que entra, o que sai, a fórmula que existe hoje na planilha e um exemplo numérico que o time do cliente reconhece. Cada regra sai da fase marcada em um de três estados, validada, a confirmar ou divergente, e quem valida é quem opera.
Esse catálogo é assinado. A partir dele, mudar uma regra deixa de ser conversa de corredor e passa a ser mudança de escopo, com impacto de prazo declarado antes de começar. Parece burocracia e é o contrário: é o que permite ao cliente cobrar prazo da gente com justiça, porque o alvo ficou escrito.
Junto do catálogo nasce o contrato de dados: cada informação que o motor consome, com origem, granularidade, dono e o que acontece quando ela vem errada. Nesta operação são 52 linhas de contrato, e tratamos como progresso real quantas delas já estão construíveis, não quantas tarefas foram marcadas como concluídas.
O coração da solução é um motor de decisão determinístico, com uma interface na frente. Ele propõe o corte e a pessoa aprova ou ajusta. A operação passa de executada para orquestrada, e a decisão continua sendo humana onde precisa ser.
A regra de arquitetura é simples e a gente não abre mão dela: o que decide, transforma, valida ou explica é código versionado e testado. O orquestrador agenda, dispara e avisa, só isso. Lógica de negócio dentro de ferramenta visual é lógica que não dá para testar, não dá para auditar e não dá para entregar ao cliente no fim do contrato.
Essa decisão parece técnica demais para um case, mas é a que muda o resultado. Como o motor só recebe e devolve tabelas, dá para rodar um lote real de trinta mil pedidos contra ele em um teste, sem banco, sem servidor, sem orquestrador no meio. E dá para comparar o que ele produziu com o que a planilha produziu naquele mesmo dia.
O critério de aceite do motor é reproduzir um corte histórico real, com cada divergência explicada uma por uma. Não é "o cliente achou bom".
O corte consumia seis horas por dia de cada uma das sete pessoas da logística. Em um ano de 250 dias úteis, são 10.500 horas gastas decidindo o que sai e o que espera.
Com o motor propondo o corte, a rodada virou quinze minutos de conferência, de uma ou duas pessoas. No mesmo ano, entre 63 e 125 horas.
É esse o tamanho da conta, e ela não vem de arredondamento: está escrita acima para quem quiser refazer. Ainda assim, devolver hora não é o que mais importa no ano seguinte.
Escrita, versionada, com teste e exemplo. Quem opera continua dono da decisão, mas o conhecimento deixa de depender de uma pessoa estar disponível.
Cada escolha do motor registra a regra aplicada, o valor, a justificativa, a hora, o que entrou e o que saiu. Auditoria deixa de ser arqueologia em planilha.
Como cada corte guarda a versão do motor e a versão das regras, dá para voltar três meses e refazer exatamente a decisão daquele dia. Hoje isso não existe.
As validações de integridade entre produção, estoque e pedido rodam antes do corte. Divergência vira alerta com nome, não resultado estranho no fim do mês.
Instalação no servidor dele, com backup e acesso definidos por nós. Nada de dado logístico em nuvem nossa, e nenhum dado enviado para modelo de terceiro.
Repositório com histórico no fim do contrato, não um pacote exportado de ferramenta. Independência é parte da entrega, e está no contrato.
O corte de pedido é o exemplo. O padrão aparece em alocação de carga, em sequenciamento de produção, em aprovação de crédito, em liberação de pedido e em qualquer decisão que se repete muitas vezes por dia dentro de uma planilha que cresceu sozinha.
Existe uma planilha que ninguém pode perder. Uma pessoa específica precisa estar disponível para a operação rodar. A mesma pergunta recebe duas respostas diferentes em duas áreas. E quando alguém pergunta por que a decisão foi aquela, a resposta honesta é "porque a planilha fez assim".
Começa pequeno e pelo lugar certo: uma rodada de descoberta sobre a decisão que mais dói, com as regras saindo para o papel antes de qualquer linha de interface. Em poucas semanas você sabe se o caminho é automatizar, redesenhar o processo ou simplesmente escrever a regra que nunca foi escrita. As três respostas valem, e duas delas são mais baratas do que software.
Conte em uma conversa de trinta minutos. Se o caminho não for o nosso, a gente diz isso também.